- Khái niệm về quản lý
Đối tượng quản lý rất rộng bao gồm nhiều dụng, có thể phân thành ba dạng chính:
- Quản lý các quá trình của thế giới vô sinh (nhà xương, ruộng đất, ai nguyên, hầm mỏ, thiết bị máy móc, nguyên vật liệu, sản phẩm.).
- Quản lý các quá trình diễn ra trong cơ thể sống (cây trồng, vật nuôi, con người)
Quản lý các quá trình diễn ra trong xã hội loài người (quan hệ xã hội dang, nhà nước, đoàn thể quần chúng, kinh tế, các tổ chức...).
Trong phạm vi môn học, chủng ta chỉ nghiên cứu ở dạng thứ ba quản lý xã hội. Quản lý xã hội là dạng quản lý phức tạp nhất, bao gồm nhiều lĩnh vực như: quản lý nhà nước, quản lý hành chính công, quản lý kinh tế, quản lý xã hội, quản lý ngành, quản lý doanh nghiệp
Có rất nhiều cách diễn đạt khái niệm về quản lý, sau đây là một số khái niệm
* Khái niệm 1: Quản lý là sự tác động liên tục có tổ chức, có hướng địch của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý và khách thể quản lý nhằm sư dụng tốt nhất mọi tiềm năng và cơ hội để đặt được mục tiêu đề ra, trong điều kiến biến động của môi trường
Hình 1.2: Mô tả hóa khái niệm về quản lí
Ghi chú: Trong sự đo đường nét lịch minh có mùi tên là điểme chỉ đạo đường nút đứt mảnh có mũi tên là đường thông tin phản hồi
Quản lý là một thuộc tỉnh vốn có của mọi tổ chức.
khái nhiệm 2: quản lý là tìm cách làm cho thành qua chung nhiều lớn thành qua các cá thể riêng rẽ công lại (tìm cách tăng hiệu năng lao động chung)
Theo giáo sư Kenzo Bala (Nhật Bản)
Quản lý có nghĩa 1+1 > 2
- Khái niệm 3: Quản lý là một quá trình nhằm hoàn thành các hoạt động. một cách hữu hiệu với con người và thông qua con người
- Khái niệm 4. Quản lý là nghệ thuật đạt mục đích thông qua nỗ lực của
những người khác
- Khái niệm 5: Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát các nguồn lực và hoạt động của hệ thống xã hội nhằm đạt được mục dịch của hệ thống với hiệu lực và hiệu quả một cách bền vững trong điều kiện môi trường biển động.
- Vai trò của quản lý
Từ các khái niệm trên của quản lý ta thấy quản lý là một thuộc tính vốn có của mọi tổ chức. Xã hội loài người là một xã hội của các tổ chức. Xã hội cảng phát triển thì vai trò của quản lý càng trở nên quan trọng
Có thể kết luận. Ở đầu quản lý tốt thì ở đó phát triển và ngược lại.
- Các yếu tố cơ bản của quan lý một tổ chức Những khái niệm về quản lý (xem hình 1,2) giúp chúng ta làm rõ các yếu tố quan trọng của quản lý như sau
- Yếu tố thứ nhất: Mục tiêu của quản lý
Đạt mục tiêu theo cách tốt nhất trong điều kiện môi trường biến động và nguồn lực hạn chế là lý do tồn tại của quản lý. Đó cũng chính là căn cứ quan trọng nhất để chủ thể tiến hành các tác động quản lý,
b, Yếu tố thứ hai: Chủ thể quản lý
Mọi tổ chức đều phải có chủ thể quản lý và chủ thể quản lý thực hiện các chức năng quản lý bao gồm: định hướng và kế hoạch hóa, tổ chức, điều hành, kích thích động viên, kiểm soát
- c) Yếu tố thứ ba: Đối tượng của quản lý
Quản lý tác động lên các nguồn lực và hoạt động của tổ chức. Trong các yếu tố trên, đối tượng chủ yếu và trực tiếp của quản lý là con người và các mối quan hệ con người bên trong và bên ngoài hệ thống tổ chức
- d) Yếu tố thứ tự: Quá trình quản lý
Quản lý là việc lập ra các quá trình và thực hiện các quá trình liên tục theo thời gian nhằm đạt được mục tiêu.
- e) Yếu tố thứ năm: Môi trường quản lý
Môi trường tác động lên tổ chức và luôn biến động. Nhà quản lý cần hiểu biết về môi trường và kỹ thuật phân tích môi trường. Chủ thể quản lý điều chỉnh, đổi mới cơ cấu, phương pháp, công cụ và hoạt động của tổ chức cho phù hợp.
- Các đặc điểm của quản lý
- a) Quản lý là một khoa học
Quản lý là một ngành khoa học đã phát triển dựa trên toàn bộ kiến thức cùng sự hiểu biết về quản lý được tích luỹ bởi nhân loại và được chứa đựng trong các quan niệm, lý thuyết, nguyên tắc, phương pháp và hình thức quan lý, Khoa học quản lý gồm một bộ phận của trí thức đã được tích lũy qua nhiều năm, thừa hương kết quả từ các ngành khoa học khác, toán học, kinh tế học, điều khiển học
Tính khoa học của quản lý thể hiện ở các yêu cầu sau đây:
- Quản lý phải đảm bảo phù hợp với sự vận động của các quy luật khách quan. Điều đó, đòi hỏi việc quản lý phải dựa trên sự hiểu biết sâu sắc các quy luật chung và riêng của tự nhiên và xã hội. Trên cơ sở am hiểu các quy luật khách quan mà vận dụng tốt nhất các thành tựu khoa học. Trước hết là triết học, kinh tế học, tâm lý học, xã hội học, toán học, tin học, điều khiển học, công nghệ học... cùng với những kinh nghiệm trong thực tế vào thực hành quản lý:
- Quản lý phải đảm bảo phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh của mỗi tổ chức trong từng giai đoạn cụ thể. Điều đó, đòi hỏi các nhà quản lý vừa kiên trì các nguyên tắc vừa phải vận dụng một cách linh hoạt các phương pháp. hình thức và các kỹ năng quản lý phù hợp cho từng điều kiện hoàn cảnh nhất định.
Như vậy, khoa học quản lý cho ta hiểu biết về các nguyên tắc, quy luật, phương pháp, kỹ thuật để trên cơ sở đó biết cách giải quyết các vấn đề quản lý.
- Quản lý là một nghệ thuật
Nghệ thuật quản lý chính là những kỹ năng, kỹ xao, bí quyết, mưu mẹo và "biết làm thế nào" để sử dụng các nguồn lực đạt được mục tiêu mong muốn với hiệu quả cao. Nghệ thuật quản lý thường được biểu hiện trong một số lĩnh vực như:
- Nghệ thuật sử dụng người: Mỗi con người đều có những ưu, nhược điểm khác nhau, nếu biết sử dụng thì người nào cũng đều có ích, họ sẽ cổng hiện nhiều nhất cho tổ chức, cho xã hội, cho cộng đồng mà họ đang sinh sống. Điều đó, đòi hỏi nhà quản lý phải am hiểu đặc điểm năng lực và tâm lý của từng người. Có như vậy, mỗi cá nhân mới có điều kiện, cơ hội phát huy hết khả năng của mình
- Nghệ thuật giáo dục con người: Để giáo dục con người, thông thường người ta sử dụng các hình thức: khen, chê, thuyết phục, tự phê bình và phê binh, khen thưởng và kỷ luật.... Với ai nên áp dụng hình thức nào, biện pháp gì, mức độ cao hay thấp, và được tiến hành ở đâu, khi nào đều là những vấn đề mang tính nghệ thuật. Cùng một văn đẻ nhưng mỗi đối tượng khác nhau có khi phải giải quyết khác nhau
Nghệ thuật ứng xử: Được thể hiện trong quá trình giao tiếp. Sự lựa chọn lời nói, cách nói và thái độ phù hợp với người nghe là nghệ thuật ứng xử trong giao tiếp. Thái độ tôn trọng, thành ý, khiêm tốn, hoà nhã,... là nghệ thuật giao tiếp không thể thiếu trong quá trình giao tiếp.
- c) Quản lý là một nghề
Sau năm 1950 quản lý được coi là một nghề, đã xuất hiện nhiều cơ sở dạy nghề quản lý, người ta có thể đi học để tham gia hoạt động quản lý, đã có thể kiếm sống bằng nghề quản lý. Theo thời gian, việc bổ nhiệm các nhà quản lý được đào tạo dần thay thế các nhà quản lý theo kinh nghiệm
C2: Nhà quản lý, khái niệm, phân loại, các kỹ năng cần có.
* KN:Nhà quản lý là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát công việc của những người khác để tổ chức đạt mục tiêu.
* Phân loại nhà quản lý
- a) Phân loại theo cấp quản lý
1) Nhà quản lý cấp cao : Hoạt động ở bậc cao nhất trong tổ chức, họ chịu trách nhiệm về những thành quả cuối cùng của tổ chức. Họ đưa ra các quyết định chiến lược, tổ chức thực hiện chiến lược, duy trì và phát triển tổ chức.
2) Nhà quản lý cấp trung gian: Những nhà quản lý hoạt động dưới cấp cao và trên cấp cơ sở. Nhiệm vụ của họ là đưa ra các quyết định chiến thuật, thực hiện các kế hoạch và chính sách của tổ chức, phối hợp các hoạt động, các công việc để đạt được mục tiêu chung.
Hình 1.3: Sơ đồ phân loại nhà quản lý theo các cấp quản lý trong tổ chức
3). Nhà quản lý cấp cơ sở: Những nhà quản lý ở cấp bậc cuối cùng, nhiệm vụ của họ là đưa ra các quyết định tác nghiệp nhóm đốc thúc, hướng dẫn, điều khiển các nhân viên trong hoạt động, tác nghiệp hàng ngày theo kế hoạch tháng, tuần
- b) Phân loại theo phạm vi quản lý
- Nhà quản lý chức năng là người chịu trách nhiệm đối với một chức năng hoạt động của tổ chức
- Nhà quản lý tổng hợp là người chịu trách nhiệm đối với những tổ chức phức tạp, quy mô lớn địa bàn rộng, hoạt động độc lập, mà những đơn vị, chỉ nhanh do hoạt động gồm nhiều chức năng của tổ chức
- c) Phân loại theo mối quan hệ trong của tổ chức
- Nhà quản lý theo tuyến (đường mệnh lệnh)
- Nhà quan lý tham mưu
- d) Phân loại theo loại hình tổ chức
- Nhà quản lý trong tổ chức kinh doanh
- Nhà quản lý trong các tổ chức phi lợi nhuận
- Nhà quản lý trong các cơ quan quản lý nhà nước.
* Kĩ năng:
- lãnh đạo - ứng xử giao tiếp
- quản lý - truyền thông
- vận động - kiến thức tư duy
- năng lực chuyên môn
C3: Chức năng quản lý, khái niệm, phân loại
- Khái niệm về chức năng quản lý
Chức năng quản lý là những hoạt động riêng biệt được chuyên môn hóa hoạt động quản lý, thể hiện những phương thức tác động của nhà quản lý đến các lĩnh vực quản lý của tổ chức.
- Phân loại các chức năng quản lý
- Quản lý có bốn chức năng được khái quát theo hình 4.1.
C4: Phương pháp quản lý, khái niệm, phương pháp hành chính, phương pháp kinh tế, phương pháp tâm lý, giáo dục
- Khái niệm : Phương pháp quản lý là tổng thể các cách thức tác động có thể có và có chủ đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý và các khách thể để đạt được mục tiêu đã đề ra.
- Các phương pháp chung trong quản lý
- Phương pháp hành chính
- a) Khái niệm
Phương pháp hành chính là sự tác động trực tiếp lên những người thừa hành dưới quyền bằng các quyết định dứt khoát, mang tính bắt buộc, nếu vi phạm sẽ bị xử lý.
- b) Vai trò của phương pháp
Phương pháp hành chính xác lập kỷ cương làm việc trong tổ chức và giải quyết nhanh chóng các vấn đề đột xuất đặt ra cho tổ chức,
- c) Yêu cầu
+ Các quyết định phụ dựa trên luận cứ khoa học, có nghĩa là khi ra quyết định phải có đủ thông tin, tính toán đầy đủ các lợi ích và hậu quả của quyết định
+ Khi sử dụng phương pháp hành chính phải gắn chặt quyền hạn và trách nhiệm của người ra quyết định. Khi đó nguời ra quyết định mới chịu khó tìm tòi quyết định đúng, đồng thời có trách nhiệm đôn đốc cấp dưới thực Hiện quyết định, chịu trách nhiệm về kết qủa quy định của mình
- d) Nội dung
+ Về mặt tổ chức: Chủ thể quản lý ban hành các quy định xử quy mô, cơ cấu của các bộ phận, điều lệ của tổ chức,.. nhằm thiết lập tổ chức và xác lập mối quan hệ hoạt dộng trong nội bộ tổ chức,
+ Tác động điều chỉnh: Nhà quản lý ra các chỉ thị, mệnh lệnh hành chính bắt buộc cấp dưới phải thực hiện để giải quyết những bất thường của tổ chức
- Phương pháp kinh tế
- a) Khái niệm:Phương pháp kinh tế là phương pháp tác động gián tiếp lên đối tượng bị quản lý thông qua lợi ích kinh tế.
b, Vai trò
+ Tạo động lực thúc dãy con người tích cực lao động
+ Cho phép người lao động lựa chọn phương án hành động có hiệu qua để thực hiện nhiệm vụ
+ Mở rộng quyền hành động cho cấp dưới, tăng cường tính chủ động. sáng tạo tặng trách nhiệm kinh tế cho họ.
- c) Nội dung
+ Xây dựng mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức; là những chỉ tiêu cụ thể từng thời gian cho từng bộ phận của tổ chức
+ Xây dựng các định mức kinh tế - kỹ thuật, các đòn bẩy kinh tế của tổ chức:
+ Xây dựng chế độ thường phạt vật chất, trách nhiệm vật chất cho từng bộ phận, từng cá nhân
- d) Điều kiện Trong tổ chức
+ Luôn luôn gắn liền với việc sử dụng các đòn bảy kinh tế như lãi suất, tiền lương, tiền thương...
+ Phải thực hiện phản công đúng dân giữa các cấp quan lý
+ Cán bộ quản lý phải có đủ trình độ và năng lực nhiều mặt
+ Có định mức kinh tế - kỹ thuật khoa học và hiện thực
+ Tăng cường công tác kiểm tra.
- Phương pháp tâm lý, giáo dục
- a) Khái niệm: Phương pháp tâm lý, giáo dục là phương pháp tác động vào nhận thức và tỉnh cảm của thành viên trong tổ chức nhằm nâng cao tính tự giác và nhiệt tình làm việc của họ.
- b) Vai trò
Đối tượng quản lý là con người, nên nhà quản lý tác động vào yếu tố tâm lý, tình cảm làm tăng sức mạnh tinh thần của các thành viên trong tổ chức.
- Nội dung
Trên cơ sở vận dụng các quy luật tâm lý : Đặc trưng của phương pháp là thuyết phục, làm cho người lao động phân biệt được dùng - sai, phải lợi - hai, đẹp - xấu, thiện - ác. Từ đó, nâng cao tính tự giác, phát huy mặt mạnh, khắc phục mặt yếu của người lao động.
C5: Môi trường quản lí, khái niệm, phân loại.
- Khái niệm : Môi trường quan lý là tập hợp các yếu tố các điều kiện bao quanh bên ngoài và có ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến hoạt động của
- Phân loại môi trường quản lý
- a) Môi trường vĩ mô (hay môi trường chung)
1) Khái niệm: Môi trường vĩ mô hay còn gọi là môi trường chung là mọi yếu tố môi trường bao quanh bên ngoài tổ chức như yếu tố chính trị, yếu tố kinh tế... và tác động đến tổ chức.
2, Các loại môi trường chung
- Môi trường chính trị - pháp luật
- Môi trường kinh tế
- Môi trường văn hóa - xã hội
- Môi trường công nghệ
- Môi trường tự nhiên
- Môi trường toàn cầu
- b) Môi trường vi mô (hay Môi trường đặc thù)
1) Khái niệm: Môi trường vi mô hay còn gọi là môi trường đặc là một phần của môi trường, có liên quan đến từng tô chức và tác động mạnh vào tổ chức làm ảnh hưởng đến kết quả hoàn thành mục tiêu của tổ chức
2) Phân loại: Đối với từng loại hình tổ chức khác nhau thì có có các yếu tố môi trường vi mô khác nhau.
C6: Chức năng định hướng và kế hoạch hóa; khái niệm; vai trò; nội dung cơ bản
- Khái niệm : Là chức năng đầu tiên trong tiến trình quản lý bao gồm việc xác định mục tiêu hoạt động, xây dựng chiến lược tổng thể để đạt được mục tiêu đó. và thiết lập một hệ thống các kế hoạch để phối hợp hoạt động
- Vai trò của chức năng định hướng và kế hoạch hóa
- Chỉ cho nhà quan lý và nhân viên biết hướng đi của tổ chức: định hướng và kế hoạch hóa là sự hình thành các nỗ lực có phối hợp. Nó chỉ ra con đường đi cho cả nhà quản lý và cho cá nhân viên.Khi mọi người biết được hướng đi của tổ chức và mình phải đóng góp cái gì để đạt được mục tiêu, họ bắt đầu phối hợp các hoạt động, hợp tác vì nhau và hoạt động theo nhóm. Thiếu hoạch định, mạnh ai lấy làm thì tổ chức không đạt được mục tiêu.
- Khai thác và sử dụng có hiện qua các nguồn lực, làm giảm sự bất trắc và tiên liệu sự thay đổi. Hoạch định bắt buộc nhà quản lý phủ nhìn về phía trước, tiên liệu sự thay đổi, cần nhúc các tác động của sự thay đổi, tình và triển khai các biện pháp thích nghi
- Thống nhất được các hoạt động tương tác giữa các bộ phận, có nhau trong tổ chức: Lập kế hoạch nhằm nâng cao cơ chế phối hợp và kiểm soát Hoạch định là chất keo gắn kết các thành viên trong tổ chức, là cơ sở hành động của các thành viên, khuyến khích tinh thần, trách nhiệm của mỗi thành viên
- Hình thành các mục tiêu và các chuẩn mực để phấn đấu và kiểm soát
* Nội dung của chức năng định hưởng và kế hoạch hóa
Chức năng định hướng và kế hoạch hóa có nhiều nội dung cần thực hiện lần lượt theo thứ tự sau:
- Xác định mục tiêu tổng thể
- Xây dựng các mục tiêu cụ thể
- Xây dựng các chiến lược
- Xây dựng các chính sách ,thủ tục,quy tắc
- Xây dựng chương trình dự án và ngân sách
C7: Mục tiêu của tổ chức; khái niệm; quá trình xác định
- Khái niệm: Mục tiêu của tổ chức là trang thái mong đợi có thể có ở một thời điểm nào đó trong trong lại của tổ chức
- Các căn cứ và yêu cầu khi xác định mục tiêu
Tùy theo loại hình tổ chức, khi xác định mục tiêu được dựa trên các căn cứ sau:
+Đường lối phát triển của tổ chức,
+Đường lối phát triển kinh tế - xã hội của Đảng và Nhà nước.
+Khả năng thực hiện mục tiêu của tổ chức (1) khả năng trực tiếp, bao gồm các nguồn lực tác động trực tiếp tới việc thực hiện mục tiêu; (2) Khả năng chín muồi; (3) Khả năng tiềm tàng:
Những điều kiện thực hiện mục tiêu: (1) Điều kiện hiện có: (2) Điềukiện bên trong và điều kiện bên ngoài; (3) Điều kiện trực tiếp và điều kiện đến việc gián tiếp: (4) Nguyện vọng của tập thể lao động và sự đồng tỉnh ủng hộ mục tiêu để ra: (5) Số lượng và chất lượng của các thông tin liên quan đến việc hình thành mục tiêu.
- Phân loại mục tiêu
- Theo tâm quan trọng của mục tiêu có thể phân ra: (1) Mục tiêu chiến lược thể hiện nhiệm vụ, động cơ và ban chất hoạt động lâu dài và thường xuyên của tổ chức; (2) Mục tiêu chiến thuật thể hiện các nhiệm vụ các bộ phận và mục tiêu trung gian theo từng mốc thời điểm để đạt đến mục tiêu cuối cùng.
- Theo phạm vi tác động có thể phân ra mục tiêu có phạm vi toàn cục và mục tiêu của các các cấp dưới.
- Theo thời gian có thể là dài hạn, trung hạn và ngắn hạn.
- Quy trình xác định mục tiêu
Để xác định mục tiêu của một tổ chức, thông thường phải thực hiện các bước sau. a) Phân tích môi trường và năng lực của tổ chức
Phân tích môi trường và năng lực của tổ chức là bước đầu tiên của quy trình
Nội dung của bước này là:
-Phân tích tác động của các yếu tố môi trường đến tổ chức và hiện tại và tương lai
-Đánh giá được sự phát triển và lợi thế của tổ chức trong tương quan với các tổ chức khác cùng loại,
- Xác định được các cơ hội và điểm mạnh có thể khai thác và phát huy trong tương lai
- Xác định được các thách thức và điểm yếu cần vượt qua và khắc phục trong tương lai.
- b) Xác định mục tiêu
Các mục tiêu sẽ xác định các kết quả cần đạt được và chỉ ra các điểm kết thúc trong các việc cần làm, nơi nào cần chú trọng tru tiên. Các mục tiêu cản xác định rõ thời hạn thực hiện, được lượng hóa đến mức cao nhất có thể
- c) Xây dựng các phương án
Để đạt được một mục tiêu, ta có nhiều phương án để lựa chọn. Mỗi phương án cần xác định hai yếu tố; làm gì để đạt được mục tiêu”? Thực hiện mục tiêu bằng nguồn lực nào?
- d) Đánh giá và lựa chọn phương án tối ưu
Sau khi có các phương án ta tiến hành đánh giá từng phương án. Phương án nào sử dụng hiệu qua nhất các nguồn lực của tổ chức Phương án nào có chi phí thấp nhất? Phương án nào được ủng hộ của các cấp quản lý và những người thực hiện? Phương án nào phản ảnh tốt nhất hệ thống chi tiêu đã chọn.
- e) Quyết định kế hoạch
Sau bước đánh giá từng phương án, ta sẽ chọn được phương án tối ưu.
C8:CÁC CẤP CHIẾN LƯỢC CỦA TỔ CHỨC,CÁC LOẠI CHIẾN LƯỢC CỦA TỔ CHỨC
- Chiến lược của tổ chức có 3 cấp:
o Chiến lược cấp tổ chức – Áp dụng cho doanh nghiệp.
o Chiến lược cấp kinh doanh – Áp dụng cạnh tranh ở từng lĩnh vực.
o Chiến lược cấp chức năng – Áp dụng các bộ phận chức năng được
hoạch định để hỗ trợ tổ chức.
- Các loại chiến lược của tổ chức
+ Chiến lược thể chế:có tác dụng làm kim chỉ nam cho mọi hoạt động của tổ chức và là một tập hợp các để xuất có tính chất đặc trưng cơ bản về các mặt ,thông thường, chiến lược thể chế được thể hiện cô dụng trong Slogan của tổ chức.
+ Chiến lược chung của tổ chức
Chiến lược chung của tổ chức hay chiến lược cơ cấu hoạt động của tô chức. Chiến lược này nhằm trả lời các câu hỏi: Tổ chức hoạt động những lĩnh vực nào. Vị thế của tổ chức với môi trường, vai trò của từng ngành lĩnh vực hoạt động trong tổ chức đó như thế nào.
+ Chiến lược hoạt động theo từng ngành hay từng lĩnh vực củatổ chức
Chiến lược này nhằm xác định tổ chức nên cạnh tranh trong mỗi ngành, mới lĩnh vực của tổ chức như thế nào. Nếu tổ chức chỉ có một nganh / lĩnh vực hoạt động thì chiến lược cấp ngành lĩnh vực cũng giống chiến lược chung của tổ chức
+ Chiến lược cấp phòng chức năng
Chiến lược cấp phòng chức năng nhằm xác định tổ chức phái hỗ trợ chiến lược hoạt động theo từng ngành hay từng lĩnh như thế nào? Các chức năng như nghiên cứu và phát triển (R&D), tiếp thị, nhân sự, công nghệ phải phù hợp với chiến lược hoạt động theo từng ngành hay từng lĩnh vực.
C9:CHỨC NĂNG TỔ CHỨC : KN, VAI TRÒ
- Khái niệm : Với tư cách là một chức năng quản lý, chức năng tổ chức (organizing) là quá trình sắp xếp nguồn lực con người, gắn liền con người với các nguồn lực khác nhằm thực hiện thành công kế hoạch. Về bản chất, tổ chức là phân chia công việc, sắp xếp các nguồn lực và phối hợp các hoạt động
- Vai trò của chức năng tổ chức
Với chức năng tạo khuôn khổ cơ cấu của các nguồn lực cho việc thực hiện kế hoạch, chức năng tổ chức có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, quyết định sự thành bại của các nhà quản lý cũng như tổ chức được quản lý. Các nhà quản lý làm công tác tổ chức tốt sẽ giúp tổ chức hoạt động có hiệu lực, hiệu quá trong mọi tình huống. Thách thức lãnh đạo lớn nhất trong thực hiện chức năng tổ chức là lựa chọn được hình thái cơ cấu tổ chức tương thích với chiến lược và các đòi hỏi mang tinh tinh thể khác. Đồng thời, tìm kiếm và sắp xếp, bổ nhiệm từng con người thích hợp vào từng vị trí công tác để họ phát huy tối đa năng lực nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức trong tùng giai đoạn. Như lời Khổng Tử "Dụng nhân như dụng mộc”.
C10: CÁC KHÁI NIỆM: QUYỀN HẠN,TRÁCH NHIỆM,TẦM HẠN KIỂM SOÁT TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC
* Quyền hạn trong tổ chức
- là quyền tự chủ trong hành động. trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định, gắn liền với một vị trí hay chức vụ quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức. Quyền hạn là quyền được ra lệnh trong một giới hạn nhất định và đòi hỏi lệnh đó phải được thực hiện. Quyền hạn của một vị trí quản lý sẽ được giao phó cho người nào đây nằm giữ vị trí đó. Như vậy, quyền hạn không liên quan đến phẩm chất cá nhân của nhà quản lý .Quyền hạn là chất kết dính toàn bộ các thành viên trong tổ chức với nhau. Quyền hạn chi liên quan đến vị thế của một người trong tổ chức và họ qua đặc tính cá nhân của mỗi nhà quản lý.
- b) Phân loại quyền hạn
Quyền hạn trực tuyến: là quyển cho phép một nhà quản lý cấp trên được điều khiển tra quyết định và giám sát) trực tiếp đối với cấp dưới: đây là mối quan hệ quyền hạn giữa cấp trên và cấp dưới trực tiếp trai dài từ cấp cao nhất xuống tới cấp thấp nhất trong tổ chức. Người đứng đầu các bộ phận trực tuyến được gọi là nhà quản lý trực tuyến. Các nhà quan lý trực tuyến là những người mà chức năng của họ là đóng góp trực tiếp vào việc đạt các mục tiêu của tổ chức.
Quyền hạn tham mưu: là quyền cung cấp lời khuyên và dịch vụ cho các nhà quản lý trực tuyến.Bản chất của mối quan hệ tham mưu là có văn. Chức năng của bộ phận tham mưu là điều tra, khảo sát, nghiên cứu, phân tích và đưa ra những ý kiến tư vẫn cho những người quản lý trực tuyến mà họ có trách nhiệm phải quan hệ. Sản phẩm lao động của cán bộ hay bộ phận tham mưu là những lời khuyên chứ không phải là quyết định cuối cùng
* Trách nhiệm trong tổ chức
- a) Khái niệm: Khi các nhà quản lý được giao quyền hạn, họ sẽ phải chịu trách nhiệm. Trách nhiệm là bổn phận phải hoàn thành những hoạt động được phân công ở từng vị trí quản lý và đạt được mục tiêu xác định. Quyền hạn và trách nhiệm luôn gắn với nhau. Nếu quyền hạn không gắn với trách nhiệm tương ứng sẽ tạo cơ hội cho sự lạm dụng và ngược lại nhà quản lý sẽ sử dụng quyển hạn của mình làm hết sức vị trách nhiệm được giao rõ ràng.
- b) Phân loại trách nhiệm
Khi ủy nhiệm quyền hạn thi phải ủy nhiệm trách nhiệm, bởi vì nếu chi ủy nhiệm quyền hạn không thôi thì người được ủy nhiệm có thể lợi dụng quyền hạn này để mưu cầu lợi ích cá nhân. Tuy nhiên, theo quan điểm có điện cho rằng người ta chỉ có thể ủy nhiệm quyền hạn chứ không thể ủy nhiệm trách nhiệm, bởi vì trách nhiệm sau cùng vẫn thuộc về cấp trên (người ủy quyền). Do vậy, để có quyền hạn lại vừa có trách nhiệm, các tác gia cổ điển phân biệt hai loại trách nhiệm: trách nhiệm điều hành (operating responsibility) và trách nhiệm tối hậu (ultimate responsibility). Mục đích phân loại trách nhiệm này nhằm nhấn mạnh đến trách nhiệm cuối cùng của người ủy quyền và trách nhiệm điều hành của người được ủy quyền. Chị có trách nhiệm điều hành mới được ủy nhiệm để tương xứng với quyền hạn được ủy nhiệm. Trách nhiệm tối hậu không được ủy nhiệm cho ai cả.
* Tầm hạn kiểm soát
Khái niệm: Tầm hạn kiểm soát là số người (hoặc số bộ phận) cấp dưới chịu sự điều khiển công tác của một người cấp trên.
C11:ỦY QUYỀN TRONG QUẢN LÝ : KHÁI NIỆM,NGUYÊN TẮC
- a) Phân cấp trong quản lý
Phần cấp trong quản lý là việc ủy nhiệm quyền hạn của nhà quản lý cấp trên xuống nhà quản lý cấp dưới. Là vấn đề phân quyền hay phi tập trung trong quản lý. Mục đích của việc phân cấp là nhằm đáp ứng kịp thời, nhanh chóng và phù hợp với tình hình thay đổi của môi trường. Nếu không phản cấp, mọi thay đổi sẽ được báo cáo lên người quản lý cao nhất và mọi việc chỉ được thực hiện sau khi có quyết định của người quản lý cao nhất có, Việc phân cấp cùng trở nên cần thiết khi tổ chức có nhiều đơn vị nắm khắp nơi, mỗi đơn vị hoạt động riêng như các doanh nghiệp, tổng công ty xây dựng.
Phân cấp cũng nhằm giải phóng khối lượng cho các nhà quản lý cấp cao (nhất là những công việc sự vụ), đồng thời cũng tạo điều kiện để đào tạo các nhà quản lý cấp trung gian, chuẩn bị thay thế các nhà quản lý cấp cao khi cần thiết,
- b) Ủy quyền
- Khái niệm: Ủy quyền là sự ủy nhiệm quyền hạn của một người cấp trên giao cho một người cấp dưới thay mặt mình ra các quyết định thực hiện một việc hay một giai đoạn hoạt động nào đó của tổ chức. Theo Bộ luật Dân sự hiện hành của Việt Nam thì người được ủy quyền có thể là cấp dưới trong tổ chức hoặc người ngoài tổ chức. Nhưng nhà quản lý thường ủy quyền cho cấp dưới trực tiếp, vì người ủy quyền và người được ủy quyền hiểu rõ nhau, có mối quan hệ chặt chế với nhau sẽ trách nhiệm và quyền lợi
- Những nguyên tắc ủy quyền
+ Sự uy quyền không làm mất đi hay thu nhỏ trách nhiệm của người Ủy quyền.
+ Quyền lợi, nghĩa vụ của người ủy quyền và người được ủy quyền phải đảm bảo và gắn bó với nhau.
+ Nội dung, mình giới của nhiệm vụ được ủy quyền phải được xác định rõ ràng
+ Uỷ quyền phải tự giác, không được áp đặt
+ Người được ủy quyền phủ có đầy đủ thông tin trước khi bắt tay vào việc.
+ Luôn luôn phải có sự kiểm soát trong quá trình thực hiện sự ủy quyền
- Quy trình ủy quyền
Việc ủy quyền có thể cụ thể hoặc tổng quát, bằng văn bản hoặc bằng miệng. Việc uy quyển bằng văn ban hữu ích hơn. Người được ủy quyền sẽ dễ dàng nhận ra các mâu thuẫn hay chồng chéo với các cương vị khác, cũng sẽ thuận lợi hơn trong việc phối hợp điều hành thực hiện nhiệm vụ.
Quy trình ủy quyền thường theo các bước sau:
C12:CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA MỘT TỔ CHỨC :KN,CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CẤU THÀNH,CÁC YÊU CẦU(NGUYÊN TẮC THIẾT KẾ)
- Khái niệm : Cơ cấu tổ chức thể hiện hinh thức cấu tạo tổ chức, bao gồm các bộ phận mang tính độc lập tương đối thực hiện những hoạt động nhất định. Việc hình thành các bộ phận của cơ cấu phản ánh quá trình chuyên môn hóa và hợp tác nhóm các công việc, nhiệm vụ và chức năng hoạt động của tổ chức theo chiều ngang để giao cho những nhà quản lý phụ trách
Việc xây dựng hay còn gọi là thiết kế cơ cấu tổ chức là quá trình phân tích, lựa chọn mô hình tổ chức nào? Trong tổ chức phân ra các khẩu- các phòng chức năng như thế nào? Xác định số cấp quản lý là bao nhiêu là phủ hợp? xác lập các mối quan hệ giữa các khâu, các cấp như thế nào?.
- Các yếu tố cơ bản cấu thành
- a) Các khâu quản lý (hay các chức năng quản lý)
Là sự phân chia chức năng quản lý theo chiều ngang. Trong các tổ chức là doanh nghiệp thường chia thành các phòng chức năng như phòng kế hoạch, phòng kỹ thuật, phòng tài chính... Việc phân chia thành nhiều hay ít khâu quản lý là tùy thuộc quy mô của tổ chức và trình độ của cán bộ quản lý.
- b) Các cấp quản lý
Là sự phân chia chức năng quản lý theo chiều dọc. Trong các tổ chức là doanh nghiệp thường chia thành các cấp như Tổng công ty. Công ty, Xí nghiệp.... Việc phân chia thành nhiều hay ít cấp quản lý là tùy thuộc quy mô của tổ chức và trình độ của cán bộ quản lý.
- c) Các mối liên hệ giữa các bộ phận:
- Mối liên hệ chỉ đạo : có tính mệnh lệnh: là mối liên hệ theo phương dọc giữa các cấp trong cơ cấu quản lý. Mối quan hệ trên - dưới, đi từ trên xuống dưới cấp thứ nhất. Trong sơ đồ tổ chức thường dùng nét liền có mũi tên đi xuống.
- Mối liên hệ phối hợp: là mối liên hệ theo phương ngang, là mối liên hệ giữa các bộ phận trong cơ cấu tổ chức.
- Mối liên hệ tư vấn: là mối liên hệ theo phương đọc của cùng một loại khẩu trong cơ cấu tổ chức. Trong sơ do tổ chức thường dùng núi đất có mùi tên đi xuống.
- d) Các thiết chế hiện hành trong cơ cấu tổ chức
Bao gồm các văn bản hiện hành nhằm thiết lập (hay còn gọi là thể chế hỏa) các bộ phận, các hoạt động của tổ chức. Có thể gồm
+ Số lượng, cơ cấu các bộ phận, các thành viên của từng bộ phận của tổ chức:
+ Quyền hạn và trách nhiệm của bộ phận, từng khẩu, từng cấp và từng vị thế của cá nhân của mỗi nhà quan lý trong cơ cấu tổ chức
+ Các tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ của từng chức danh trong tổ chức quyền lợi, nghĩa vụ của người lao động trong tổ chức:
+ Nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức.
- Các yêu cầu Cơ cấu gắn với mục tiêu: Vì mục tiêu là cơ sở để xây dựng bộ máy quan lý của tổ chức, phù hợp với cơ cấu hoạt động của tổ chức. Một cơ cấu tổ chức được coi là hiệu quả nếu thực sự trở thành công cụ tốt để thực hiện các mục tiêu của tổ chức.
- Tính tối ưu: Lựa chọn số khẩu, số cấp quản lý, tâm hạn kiểm soát phủ hợp, không thừa nhưng không thiếu và thiết lập được những mối quan hệ hợp lý giữa các bộ phận với cơ cấu đối tượng quản lý và trình độ của cán bộ quản lý, với khối lượng thông tin để quản lý tốt nhất.
- Thống nhất chỉ huy. Một người cấp dưới chỉ có một ngành cấp trên trực tiếp.
- Tính tin cậy cao: Đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin được sử dụng trong tỏ chức nhờ độ dam bao sự phối hợp tốt các hoạt động vớ nhiệm vụ các bộ phận của tổ chức
- Tính kinh tế: Chi phí quản lý đạt hiệu quả cao nhất. Bằng cách so sánh giữa chi phí quản lý dự định bỏ ra và kết quả thủ về giữa kế hoạch và thực tế, giữa các năm quản lý, giữa các tổ chức cùng loại.
- Tình linh hoạt. Cơ cấu tổ chức phù hợp với sự biến đổi của môi trường bên ngoài và bên trong tổ chức.
- Các nguyên tắc thiết kế:
- Nguyên tắc xác định theo chức năng. Một vị trí công tác hay bộ phận được định nghĩa càng rõ ràng, các hoạt động cần tiến hành, các quyền hạn được giao và môi liên hệ thống tin với của vị trí công tác hay bộ phận khác theo các kết quả mong đợi, thì những người chịu trách nhiệm cũng có thể đóng góp xứng đáng hơn cho việc hoàn thành mục tiêu của tổ chức
- Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn. Việc giao quyền nhân trang bị cho các nhà quản lý công cụ để thực hiện mục tiêu, và quyền được giao cho từng người cần phải tương xứng với nhiệm vụ, đảm bảo cho họ khả năng thực hiện kết quả mong muốn.
- Nguyên tắc bậc thang: Tuyến quyền hạn từ người quản lý cao nhất trong tổ chức đến mỗi vị trí bên dưới cùng rõ ràng hơn thì vị trí chịu trách nhiệm ra quyết định càng rõ ràng và các quá trình thông tin trong tổ chức cũng có kết quả. Việc nhận thức đẩy đủ nguyên tắc bậc thang rất cần thiết cho việc phân định quyền hạn một cách đúng dân, bởi vì, cấp dưới phải biết đi theo quyền cho họ và những vấn đề vượt quá quyền hạn họ phải giải quyết
- Nguyên tắc trong xửng giữa quyền hạn và trách nhiệm: Quyền thì ai cũng thích và mong muốn, còn trách nhiệm thì không phải ai cũng mong muốn. Khi quyền hạn được giao kèm theo trách nhiệm tương xứng thì người đó làm việc hết mình. Ngược lại, nếu có quyền nhưng trách nhiệm không tương xứng thì họ không tích cực tìm tòi quyết định và không đôn đốc cấp dưới thực hiện quyết định đã giao.
- Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm: Cấp dưới phải chịu trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ trước cấp trên trực tiếp của mình một khi đã chấp nhận sự phân công và quyền hạn thực thi công việc, còn cần trên phải chịu trách nhiệm về các hoạt động được thực hiện bởi cấp dưới của mình trước tổ chức.
- Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh: Mối quan hệ trình báo của từng cấp dưới lên cấp trên duy nhất càng hoàn hảo, mâu thuẫn trong các chỉ thị càng it và ý thức trách nhiệm của cá nhân trong kết quả càng tốt hơn.
- Nguyên tắc mệnh lệnh theo cấp bậc: Quyết định trong phạm vi quyền hạn của ai thì chính người đó phải đưa ra không được đẩy lên cấp trên.
C13: CƠ CẤU TỔ CHỨC KIỂU TRỰC TUYẾN
- a) Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến Sơ đồ cơ cấu tổ chức
- Đặc điểm hoạt động.
Nhà quản lý ở từng cấp thực hiện tất cả các chức năng quản lý một cách tập trung, thống nhất. Mối quan hệ từ trên xuống dưới là đơn tuyến và trực tuyến. Người (hoặc bộ phận) thi hành nhiệm vụ chỉ nhận mệnh lệnh của người chỉ huy trực tiếp và chỉ thi hành mệnh lệnh của người đó thôi.
- Nhận xét
-Ưu điểm:
+ Tuân thủ nguyên tắc thống nhất chỉ huy: Mỗi bộ phận chỉ chịu chỉ đạo của một người lãnh đạo
+ Tạo ra sự thắng nhất tập trung cao đời
+ Chế độ trách nhiệm tỏ ranht
+ Thông tin trực tiếp và nhanh
- Nhược điểm:
+ Không chuyên môn hóa cho nên đòi hỏi nhà quản lý cấp cao phải có kiến thức toàn diện
+ Hạn chế việc sử dụng các chuyên của có trình độ cao
+ Dễ dẫn đến cách quản lý độc đoán
+ Áp dụng trong các tổ chức nhỏ
C14:CƠ CẤU TỔ CHỨC KIỂU CHỨC NĂNG
Cơ cấu tổ chức theo biển chức năng
- Đặc điểm:
Cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng là kiểu cơ cấu tạo nên từng bộ phận, trong đó các cá nhân thực hiện các hoạt động mang tính chất tương đồng (kỳ năng, công cụ, kỹ thuật giống nhau), được hợp thành một bộ phận thực hiện (các phòng, ban chức năng). Mỗi bộ phận chức năng được giao cho một người lãnh đạo.
Các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị cơ sở, nên mỗi người (hoặc mỗi bộ phận) cấp dưới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp của mình.
Mệnh lệnh của người lãnh đạo tổ chức chỉ truyền đạt cho những người lãnh đạo các chức năng và người đó lại truyền đạt xuống cơ sở.
* Nhận xét
- Ưu điểm:
+ Nhà lãnh đạo cấp cao được sự trợ giúp của các chuyên gia có trình độ chuyên môn cao
+ Không đòi hỏi nhà quản lý cấp cao phải có kiến thức toàn diện:
+ Nhân viên có thể học hỏi từ những người khác làm công việc giống nhau cùng trong một bộ phận chức năng:
+ Trưởng bộ phận chức năng để giám sát và đánh giá nhân viên;
+ Giữ được uy tin và sức mạnh các trường chức năng
- Nhược điểm:
+ Vi phạm nguyên tắc một thủ trương:
+ Chế độ trách nhiệm không rõ ràng:
+ Dễ mâu thuẫn giữa các bộ phận chuyên môn.
C15:CƠ CẤU TỔ CHỨC KIỂU TRỰC TUYẾN-CHỨC NĂNG
Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến, chức năng kết hợp
- Đặc điểm
Đây là kiểu kết hợp của hai cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng. Với đặc điểm cơ bản là, vẫn tồn tại các bộ phận chức năng nhưng chỉ đơn thuần về chuyên môn, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến. Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và được quyển quyết định trong đơn vị mình phụ trách.
* Nhận xét
- Ưu điểm:
+ Có những ưu điểm của hai cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng riêng rẽ:
+ Tạo điều kiện phát triển tài năng nhân sự.
+ Là hình thức được áp dụng phổ biến hiện nay.
*Nhược điểm
+ Nhiều tranh luận xảy ra giữa các bộ phận chức năng:
+ Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn:
+ Vẫn có xu hướng can thiệp của các bộ phận chức năng xuống bộ phận thừa hành:
+ Có thể trở thành kiểu trực tuyến hoặc chức năng vẫn là mê bản chất (còn hình thức vẫn là mô hình trực tuyến- chức năng) tùy thuộc vào phong cách te doin hay tự do của người lãnh đạo cao nhất của tổ chức.
C16:CƠ CẤU TỔ CHỨC THEO KIỂU TRỰC TUYẾN-THAM MƯU
* Đặc điểm
Là một kiểu rút gọn của kiểu cơ cấu trực tuyến- chức năng, chỉ khác là thay vì tổ chức các bộ phận chức năng bằng một bộ phận duy nhất là Bộ phận tham mưu gọn nhẹ (có thể chỉ gồm các trợ lý tham mưu).
* Nhận xét
- Ưu điểm:
Tính gọn bộ máy giúp việc cho lãnh đạo, nhiệm vụ được thực hiện nhanh, giảm chi phí quản lý.
- Nhược điểm
+ Việc lựa chọn các trợ lý tham mưu gặp nhiều khó khăn, vì các trợ lý phải có chuyên môn rộng, tư duy tốt, nhiều mưu mẹo.
+ Chỉ phù hợp với các tổ chức có quy mô nhỏ và vừa.
C8:MÔI TRƯỜNG CỦA TỔ CHỨC KHÁI NIỆM PHÂN LOẠI
- a) Phân loại theo tinh chất sở hữu
1) Tổ chức công là tổ chức thuộc quyền sở hữu của nhà nước hoặc không có chủ sở hữu. Nó tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ công - là những sản phẩm mà người sử dụng không phải cạnh tranh và loại trừ nhau để có quyền sur dung.
2) Tổ chức tư là tổ chức thuộc ở hữu tư nhân và được kiểm soát bởi tư nhân: hoạt động vì mục tiêu cơ bản là tìm kiếm lợi nhuận.
3) Tổ chức công từ hợp danh; ví dụ doanh nghiệp thực hiện hợp đồng đối tác công tư PPP.
- b) Phân loại theo mục đích hoạt động của tổ chức
1) Tổ chức vì lợi nhuận là tổ chức tồn tại chủ yếu vì mục tiêu lợi nhuận tối đa. Yếu tố được quan tâm nhất là bao nhiêu lợi nhuận được tạo ra từ khoan đầu tư. Tổ chức đó là các doanh nghiệp, các hợp tác xã, các hộ kinh doanh cá thể, VV...
2) Tổ chức phi lợi nhuận là tổ chức ra đời và tồn tại để cung cấp các sản phẩm, dịch vụ phục vụ cộng đồng. Đó là các cơ quan nhà nước, các viện bao tàng, các tổ chức chính trị, các tôn giáo, các doanh nghiệp phi lợi nhuận. các tổ chức từ thiện, v.v...
- c) Phân loại theo hình thức thành lập tổ chức
1) Tổ chức chính thức là tổ chức mà trong đó mọi người đều được xác định rõ ràng về vị trí, chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và trách nhiệm và thường do cấp trên quyết định hoặc do bầu cử hoặc được pháp luật thừa nhận.
2) Tổ chức phi chính thức là tổ chức của những người được hình thành thông qua các mối quan hệ cá nhân, tồn tại trong “tổ chức" chính thức hoặc với bên ngoài "tổ chức do cùng sở thích, nguyện vọng, quan điểm, tư tưởng.... Như hội Guitar, hội Cầu lông.... Hoặc các phòng cộng tác viên" của các doanh nghiệp,
C18: CƠ CẤU TỔ CHỨC THEO KIỂU KHUNG
- Đặc điểm hoạt động: Đó là cơ cấu gọn nhẹ: chỉ duy trì thường xuyên một số cản bộ chủ chốt trong các bộ phận quản lý và bộ phận trong từng hoạt động của tổ chức. Các nhân viên còn lại sẽ tuyển dụng theo hợp đồng ngắn hạn dưới dạng “vụ, việc". Loại cơ cấu này thường áp dụng cho các tổ chức có sản lượng không đều trong năm như các doanh nghiệp xây lắp, doanh nghiệp chế biến nông, lần, thủy sản.
- Nhận xét
- Ưu điểm: Tiết kiệm chi phí quản lý và chi phí tạo ra sản phẩm,dịch vụ.Phù hợp với các tổ chức sản suất theo mùa,theo kết quả đấu thầu
- Nhược điểm: dễ bị động,khó kiểm soát chất lượng công việc,sản phẩm theo hệ thống
C17:CƠ CẤU TỔ CHỨC KIỂU MA TRẬN
- Là một kiểu cơ cấu tổ chức theo không gian. Nhân viên trong một cơ cấu ma trận có hai thủ trưởng: nhà quản lý chức năng và nhà quản lý theo dự án.
- Nhận xét:
- Ưu điểm:
+ Định hướng các hoạt động theo kết quả cuối cùng.
+ Tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu
+ kết hợp được năng lực của nhiều cán bộ quản lý và chuyên gia.
+ Tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng với những thay đổi của môi trường.
Nhược điểm:
+ Hiện tượng dây chuyền mệnh lệnh song hành dẫn đến khả năng không thống nhất mệnh lệnh.
+ Quyền hạn và trách nhiệm của các nhà quản lý có thể trùng lặp tạo ra các xung đột.
+ Cơ cấu phức tạp và không bền vững.
+ có thể gây tốn kém.
C2:Khái niệm về chức năng lãnh đạo
- Khái niệm về lãnh đạo : là một nghệ thuật tác động vào con người sao cho họ không những chỉ tuân thủ các mệnh lệnh phải làm việc tự nguyện hăng hái
- Lãnh đạo làm việc định ra chủ trương đường lối mục đích tính chất nguyên tắc hoạt động của hệ thống trong các điều kiện môi trường nhất định như vậy lãnh đạo là quá trình gây ảnh hưởng đến các hoạt động của một cá nhân hay một nhóm nhằm đạt được mục đích trong tình huống nhất định
- Lãnh đạo với ảnh hưởng những người khác bằng quyền lực bằng những tác động ảnh hưởng đến quyền lợi của người khác bằng uy tín bằng sự thuyết phục sự gương mẫu động viên bằng thủ đoạn
- Lãnh đạo là hoạt động quản lý mang tính phân tầng đó là quá trình người lãnh đạo thông qua quyền lực và ảnh hưởng của mình để tạo ra một bộ máy để tiến hành các hoạt động quản lý
- Người lãnh đạo là người phải được cấp dưới tuân thủ mệnh lệnh của mình
=> Với tư cách là một chức năng của quy trình quản lý, chức năng lãnh đạo (lãnh đạo theo nghĩa hẹp) được định nghĩa như sau:
Lãnh đạo là tác động bằng nghệ thuật và khoa học để duy trì kỷ luật, kỉ cương của tổ chức và hướng dẫn, thuyết phục, khích lệ nhân viên nhằm phát huy cao nhất tiềm năng và năng lực của họ hướng tới thực hiện mục tiêu của tổ chức
Chức năng lãnh đạo có những vai trò cơ bản sau:
– Duy trì kỷ luật, kỷ cương nhằm ổn định tổ chức
– Hướng dẫn, thuyết phục, khích lệ nhân viên để phát huy cao nhất tiềm năng và năng lực của nhân viên nhằm phát triển tổ chức
– Phối hợp các cố gắng riêng lẻ thành cố gắng chung
– Xây dựng văn hoá tổ chức
C3: kn nhà lãnh đạo,vai trò,yêu cầu,tiêu chuẩn
- một nhà lãnh đạo phải đảm bảo được 3 yếu tố: khả năng tạo tầm nhìn, khả năng truyền cảm hứng và khả năng gây ảnh hưởng. Hiểu một cách đơn giản, nhà lãnh đạo là người có khả năng tạo ra tầm nhìn cho một tổ chức hay một nhóm và biết sử dụng quyền lực của mình để gây ảnh hưởng cho những người đi theo thực hiện tầm nhìn đó. kích thích và khuyến khích người khác đóng góp vào các hoạt động có hiệu quả và thành công của tổ chức họ trực thuộc.
- Vai trò: Nhà lãnh đạo là một trong những nhân tố cơ bản quyết định sự thành công hay thất bại của tổ chức đó là
+ định hướng những mục tiêu đúng
+ có một máy quản lý gọn nhẹ năng động
+ có cán bộ lãnh đạo giỏi
+ có phương pháp và nghệ thuật quản lý thích hợp và tận dụng và khai thác thời cơ
- Vị trí:
+ Xét về mặt tổ chức lao động họ là cầu nối yếu tố bên ngoài và bên trong có của tổ chức
+ Xét về mặt lợi ích họ là cầu nối giữa các lợi ích của xã hội: lợi ích các thành viên trong tổ chức, cá nhân và tập thể
+ Xét về mặt nhận thức và vận dụng quy luật họ là những người trực tiếp nhận thức các quy luật để ra cho các tổ chức
- Yêu cầu về năng lực:
+ Về năng lực tổ chức
Về năng lực tổ chức sử dụng con người dưới quyền biết cách sắp xếp bộ máy cán bộ dưới quyền biết nhìn nhận đánh giá đúng hiện tại và khả năng phát triển của cán bộ cấp dưới để bố trí và bồi dưỡng các trợ lý và người kế nhiệm trong tương lai
Về năng lực tổ chức sử dụng con người dưới quyền biết cách sắp xếp bộ máy cán bộ dưới quyền biết nhìn nhận đánh giá đúng hiện tại và khả năng phát triển của cán bộ cấp dưới để bố trí và bồi dưỡng các trợ lý và người kế nhiệm trong tương lai
Không bảo thủ,luôn tìm tòi cách làm mới , biết sử dụng , kế thừa kinh nghiệm và kỹ năng người khác
+ Về phẩm chất đạo đức và lý trí
Tuân thủ pháp luật và đạo đức xã hội
Có tham vọng và quyết tâm đạt được tham vọng
Biết suy nghĩ hợp lý để có thể quyết đoán
Có tình cảm vững vàng,dễ hoà hợp với mọi người,rộng lượng chấp nhận mọi người về cá tính của họ, sao cho có thể phát huy mặt mạnh, khắc phục mặt yếu của họ
Tự tin và chịu đựng được thất bại
Ham hiểu biết và luôn bồi dưỡng kiến thức
+ Về năng lực chuyên môn:
Có trình độ kĩ thuật và chuyên môn phù hợp
Có trình độ kĩ thuật và chuyên môn phù hợp
Biết lường trước tình huống có thể xảy ra cho tổ chức,cho các bộ phận và cho phạm vi chức trách của mỗi người tuỳ thuộc vào trách nhiệm đảm nhận
Có năng lực vận động quần chúng
Có tài và sẵn lòng chia sẻ công việc với người khác
C4: Các loại phong cách lãnh đạo
Theo nghiên cứu của hai tác giả Tannebaum và Smidt đã chú phong cách thành hai phong cách cực đoan và năm phong cách trung gian sau:
- Phong cách dân chủ (tập trung vào cấp dưới); Nhà quản lý có xu hướng đa cấp dưới vào làm quyết định, tăng cường ủy nhiệm quyền hạn, khuyến khích cấp dưới tham gia giải quyết vấn đề, dùng thông tin phản hồi để huấn luyện cấp dưới.
- Phong cách độc đoán (tập trung vào thu trường): Là người tập trung quyền hành, dựa vào chức vụ để ra các quyết định, quyết định phương pháp làm việc không cho cấp dưới bàn bạc thảo luận.
Giữa hai phong cách cực đoạn này, hai tác gia Tannebaum và Smidt có chịu thành năm cấp khác nhau tùy theo mức độ tập trung vào thủ trưởng hay Tập trung vào tập dưới theo hình 4
C5: Uy tín của nhà lãnh đạo
- Uy tín là mức độ hiệu quả sự tác động của của bộ lãnh đạo đối với người khác
Thứ nhất: Do quyền uy của địa vị pháp lý trong tổ chức và xã hội đen lại. Những người được bổ nhiệm vào các vị trí lãnh đạo của tổ chức, các "già làng, trưởng bản", người già trong xã hội phương Đông là những người có uy tín trong các tổ chức.
Thứ hai: Sự tín nhiệm của cá nhân. Là sự tín nhiệm do cá nhân có uy tín trong tổ chức và xã hội do trời phú và do rèn luyện, học tập tu dưỡng
Thu ba: Uy tín do văn bằng và trình độ nghiệp vụ được xã hội và cấp dưới thừa nhận
- Nguyên tắc tạo lập uy tin
Nhanh chóng tạo được thắng lợi ban đầu cho hệ thống và tạo ra thắng lợi liên tục.
+ Tạo được sự nhất trị cao độ trong tổ chức,
+ Đi theo con đường sáng, tránh mọi thủ đoạn đen tối
+ Không được dối trá,đã hứ phải làm
+ Gương mẫu và đạo đức, sử dụng ,nâng đỡ người tốt được mọi người tin tưởng
C6: Khái niệm kích thích động viên,tháp nhu cầu,lý thuyết x và y
- Kích thích động viên là một tập hợp các biện pháp quản lý của người quan lý nhân phát hiện nhu cầu, lợi ích và động cơ làm việc, từ đó tác động làm cho đôi tung dược động viên sẵn long tăng nổ lực để đạt được mục tiêu, kế hoạch hoặc nhiệm vụ của tổ chức trao
- Lý thuyết tháp nhu cầu của Maslow
Nhu cầu tự mãn
Nhu cầu tự trọng
Nhu cầu xã hội
Nhu cầu an ninh
Nhu cầu sinh tồn
Nhu cầu sinh tồn (Một số tác giả [13,15] gọi là nhu cầu sinh lý) là những nhu cầu cơ bản để có thể duy trì bản thân cuộc sống con người (hit the không khi, uống, ăn, mặc, ở, đi lại, duy trì nòi giống….) A.Maslow quan niệm rằng khi nhu cầu này chưa được thỏa mãn tới mức độ cần thiết để có thể duy trì cuộc sống thì những nhu cầu khác sẽ không thúc đẩy được con người,
Nhu cầu an ninh; là những nhu cầu tránh sự nguy hiểm về thân thể và sự đe dọa mất việc, mất tài sản
Nhu cầu xã hội : do con người là thành viên của xã hội nên họ cân được những người khác chấp nhận, được giao tiếp, giao lưu, kết bạn
Nhu cầu được tôn trọng: Theo A.Maslow, khi con người bắt đầu thỏa mãn nhu cầu được chấp nhận là thành viên trong xã hội thì họ có xu thế tự trong, muốn vươn lên và muốn được người khác tôn trọng. Nhu cầu loại này dẫn tới những sự thỏa mãn như quyền lực, uy tin, địa vị và lòng tự tin
Nhu cầu tự hoàn thiện (một số tác giả [15) gọi là nhu cầu tự mãn): A Maslow xem đây là nhu cầu cao nhất trong cách phân cấp của ông. Đó là sự mong muốn để đạt tới mức mà một con người có thể đạt tới. Tức là làm cho tiềm năng của một người đạt tới mức tối đa
- Học thuyết X,Y
Các gia thiết của học thuyết X:
+ Một người bình thường có ác cảm về công việc và làng tránh nó nếu có thể
+ Vì đặc điểm không thích làm việc của con người, nên mọi người đều bị ép buộc, điều khiển, hướng dẫn và đe dọa bằng các hình phạt nào đó để buộc họ phải hết sức cố gắng đạt được những mục tiêu của tổ chức. Người bình thường bao giờ cũng không thích bị lãnh đạo, muốn trốn tránh trách nhiệm, có ít hoài bảo và chỉ muốn an thân
Do vậy, để buộc họ làm việc các nhà quản lý phải tác động đến từ bên ngoài đối với hành vi của nhân viên, thậm chí đe dọa bằng các hình phạt Quan bị viên phải giám sát chặt chẽ, tạo tiên luật lệ và phần thường du nhân viên. Điều khiển từ bên ngoài hoặc đe dọa bằng hình phạt con người mới chịu làm việc
Các giả thiết của học thuyết Y:
- Con người sẽ tự chủ và tự lãnh đạo bản thân để đạt những mục tiêu của tổ chức mà họ được giao phó.
- Các phần thưởng liên quan đến kết qua của nhân viên đóng vai trò quan trọng trong việc giao phó trách nhiệm thực hiện mục tiêu.
- Trong những điều kiện thích hợp, người bình thường không chỉ chịu trách nhiệm mà biết cách chấp nhận trách nhiệm về phía mình
- Không ít người có khả năng phát huy tốt trí tưởng tượng, tài năng và sự sáng tạo
C7: CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT
Khái niệm
Kiểm soát là chức năng quan trọng của nhà quản lý nhằm thu thập thông tin về các quá trình, hiện tượng đang diễn ra trong tổ chức
Kiểm soát là một quy trình giám sát các hoạt động để đảm bảo các hoạt động này được thực hiện theo kế hoạch và chính sưu các sai lệch quan trọng [
Kiểm soát là quá trình xem xét, đo lường và chân chính (nếu có sai lệch xấu) việc thực hiện nhằm bao đam cho các mục tiêu, kế hoạch của tổ chức được hoàn thành một các có hiệu quả.
Kiểm soát được thực hiện ở các cấp của cơ cấu tổ chức,
- Vai trò của kiểm soát
+ Kiểm soát là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản lý
Kiểm soát thảm định tính đúng sai của đường lối, chiến lược, kế hoạch, chương trình và dự án, tỉnh tôi ưu của cơ cấu tổ chức quản lý, tính phù hợp của các phương pháp mà cán bộ quan lý đã sử dụng để đưa tổ chức tiến tới mục tiêu của mình
+ Kiểm soát đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao
Trong thực tế, những kế hoạch tốt nhất cũng có thể không được thực hiện như ý muốn. Các nhà quản lý cũng như cấp dưới của họ đều có thể mắc sai lầm và kiểm soát cho phép chủ động phát hiện, sửa chữa các sai lầm đó trước khi chúng trở nên nghiêm trọng để mọi hoạt động của tổ chức được tiến hành theo đúng kế hoạch đã đề ra.
+ Kiểm soát giúp tổ chức theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường.
Thay đổi là thuộc tính tất yếu của môi trường, thị trưởng luôn biến động, các đối thủ cạnh tranh liên tục giới thiệu các sản phẩm mới để thu hút khách hàng, các vật liệu và công nghệ mới được phát minh, các kế hoạch, chính sách và pháp luật nhà nước được ban hành, điều chính.
Chức năng kiểm soát giúp các nhà quản lý luôn năm được bức tranh toàn canh về môi trường và có những phản ứng thích hợp trước các vấn đề và cơ hội thông qua việc phát hiện kịp thời những thay đổi đang và sẽ anh hương đến kế hoạch, mục tiêu của tổ chức.
+ Kiểm soát tạo tiền để cho quá trình hoàn thiện và đổi mới
Với việc đánh giá các hoạt động. Kiểm soát khẳng định những giá trị nào sẽ quyết định sự thành công của tổ chức. Những giá trị đó sẽ được tiêu chuẩn hóa để trở thành mục đích, mục tiêu, quy tắc, chuẩn mực cho hành vi của các thành viên trong tổ chức.
+ Kiểm soát đảm bảo quyền lực của các nhà quản lý
Nhờ chức năng này, các nhà quản lý có thể kiểm soát được những yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của tổ chức. Nếu mất quyền kiểm soát nghĩa là nhà quản lý đã bị vô hiệu hóa, tổ chức có thể bị đi theo một hướng khác. Quá trình kiểm soát cho phép nhà quản lý giám sát hoạt động đang diễn ra trong tổ chức, đặt nền tảng cho quá trình ra quyết định.
Tóm lại, kiểm soát khắc phục tính ngẫu nhiên trong hệ thống quản lý, đảm bao cho sự ủy quyền, là điều kiện không thể thiếu được trong quá trình quản lý theo mục tiêu
C8: QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT
Quy trình kiểm soát là 1 quá trình bao gồm nhiều hoạt động
- Xác định mục tiêu và nội dung kiểm soát
Mục tiêu của kiểm soát là phải phát hiện, sửa chữa được những sai lệch trong hoạt động của tổ chức. Việc thiết lập hệ thống kiểm soát có khả năng cung cấp đầy đủ thông tin phản hồi về hoạt động của tổ chức một cách chính xác, kịp thời là một công việc khó khăn
Về nội dung công tác kiểm soát cần tập trung vào những khu vực hoạt động thiết yếu và những điểm kiểm soát thiết yếu
+ Các khu vực hoạt động thiết yếu là những khu vực, khía cạch, yếu tố của tổ chức cần phải hoạt động có hiệu quả cao để đảm bảo cho toàn bộ tổ chức thành công.
+ Các điểm kiểm soát thiết yếu là những điểm đặc biệt trong tổ chức mà đó việc giám sát và thu thập thông tin phản hồi nhất định phải thực hiện. Đô là những điểm mà nếu sai lệch không được đo lường và điều chỉnh kịp thời sẽ có ảnh hưởng lớn đến kết quả cuối cùng hoạt động của tổ chức
- Xác định các tiêu chuẩn của kiểm soát
Tiêu chuẩn kiểm soát là những chuẩn mực mà các cá nhân, tập thể và tổ chức phải thực hiện để đảm bảo cho toàn bộ tổ chức hoạt động có hiệu quả.Tiêu chuẩn kiểm soát là những thước đo đối với những kết qua thực tế thực hiện hoặc mong muốn mà ta có thể đo được
Khi xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát cần chú ý một số yêu cầu
(1) Cần cố gắng lượng hóa các tiêu chuẩn kiểm soát
(2) Số lượng các tiêu chuẩn kiểm soát cần được hạn chế ở mức tối thiểu
(3) Có sự tham gia rộng rãi của những người thực hiện trong quá trình xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát cho hoạt động của chính họ
(4) Các tiêu chuẩn phải phù hợp với đặc điểm của từng đối tượng kiểm soát và phải linh hoạt.
- Đo lường và đánh giá sự thực hiện
Đo lường như thế nào cũng là một vấn đề trong kiểm soát. Tùy đối tượng bị kiểm soát, thời gian kiểm soát và mức độ quan trọng của vấn đề cần kiểm soát mà nhà quản lý thực hiện chức năng kiểm soát lựa chọn phương pháp kiểm soát thích hợp. Sử dụng các phương pháp khác nhau để đo cũng chính là sử dụng các biện pháp khác nhau để kiểm soát.
Chính vì vậy để đo lường có hiệu quả cần chú ý:
Để dự báo được những sai lệch trước khi chúng trở nên trầm trọng, qua cuối cùng của hoạt động, việc do lường nhiều khi phải thực hiện đối với đầu vào của hoạt động, những dấu hiệu và thay đổi có thể anh hương đến kết quả của từng giai đoạn hoạt động nhằm tác động điều chỉnh kịp thời.
Để rút ra những kết luận đúng đắn về hoạt động và kết quả thực hiện cũng như nguyên nhân của những sai lệch, việc đo lường được lặp đi lặp lại bằng những công cụ hợp lý. Tần suất của sự đo lường phụ thuộc vào dạng hoạt động bị kiểm soát.
Có thể người tiến hành giám sát, đo lường sự thực hiện với người đánh giá và ra quyết định điều chỉnh có thể khác nhau nên phải xây dựng được moi quan hệ truyền thông hợp lý giữa họ.
Các nguồn thông tin dùng để đo lường kết quả thực hiện: Kết quả quan sát cá nhân,Các báo cáo thống kê, Báo cáo miệng , Báo cáo bằng văn bản
Thông báo kết quả đo lường. Kết quả đo lường phải được thông báo đến các đối tượng sau:
+ Người phụ trách trực tiếp bộ phận hay công việc đã và đang kiểm soát bởi chính họ sẽ thực hiện các công việc điều chỉnh cần thiết.
+ Cấp trên trực tiếp của bộ phận hay người được kiểm soát để họ biết giúp đỡ cấp dưới khi cần thiết.
+ Các đơn vị có liên quan, ảnh hưởng đến hành động điều chỉnh sau này.
- Xem xét sự phù hợp giữa kết quả đo lường với hệ tiêu chuẩn
Nếu sự thực hiện phù hợp với các tiêu chuẩn, nhà quản lý có thể kết luận mọi việc vẫn diễn ra theo đúng kế hoạch và không cần điều chỉnh.
Nếu kết quả thực hiện không phù hợp với tiêu chuẩn thì điều chính có thể là cần thiết. Lúc này phải tiến hành phân tích nguyên nhân của sự sai lệch và những hậu quả của nó đối với hoạt động của doanh nghiệp để đi tới kết luận cần thiết điều chỉnh hay không và nếu cần thì xây dựng một chương trình điều chỉnh có hiệu quả.
- Điều chỉnh các hoạt động
Điều chính là những tác động bổ sung quá trình quan lý để khác phục những sai lệch giữa sự thực hiện hoạt động so với mục tiêu, kế hoạch những không ngừng cải tiến hoạt động.
Quá trình điều chính phải tuân thủ những nguyên tắc sau
+ Chỉ điều chỉnh khi thật sự cần thiết.
+ Điều chỉnh dụng mức độ, tránh tùy tiện, tránh gây tác dụng xấu.
+ phải tính tới hậu quả sau này
+ Tránh để lỡ thời cơ, tranh bao thu
+ tùy điều kiện mà kết hợp các phương pháp điều chính cho hợp lý Để hoạt động điều chỉnh đạt kết quả cao cần xây dựng một chương trình điều chỉnh, trong đó trả lời các câu hỏi sau:
+ Mục tiêu điều chỉnh
+ Nội dung điều chỉnh
+ Ai tiến hành điều chỉnh
+ Sử dụng biện pháp công cụ để điều chỉnh
+ Thời gian điều chỉnh
C9: THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ : KN,VAI TRÒ,CÁC ĐẶC TRƯNG CƠ BẢN,CÁC YÊU CẦU
- KN: Thông tin được xem là mạch máu, hay hệ thần kinh của tổ chức nó gắn kết các bộ phận của tổ chức lại với nhau. Không có thông tin thì mọi hoạt động của tổ chức sẽ bị đình trệ, rối loạn và thiếu chính xác.
1 số khái niệm về thông tin liên quan đến quản lý như sau:
+ Thông tin là tin tức về những hiện tượng, những sự kiện, những hoạt động nào đó đã và đang xảy ra.
+Thông tin là những dữ liệu có thể nhận thấy, hiểu được và sắp xếp lại với nhau thành những kiến thức cụ thể
+ Thông tin là những tín hiệu mới được thu nhận. được cảm thụ và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó trong quản lý.
=>> Như vậy, chúng ta có thể hiểu thông tin quản lý là tất cả các tin tức nảy sinh trong quá trình cũng như trong môi trường quản lý và cần thiết cho việc ra quyết định hoặc giai quyết một vấn đề nào đó trong hoạt động quản lý.
- Vai trò :
Thông tin là nền tảng, là hạt nhân của quản lý. Thông tin có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định quản lý và trong việc thực hiện các chức năng quản lý: hoạch định, tổ chức, chỉ đạo, kiểm soát.
+ Thông tin là đối tượng lao động của nhà quản lý. Trong quá trình điều hạnh tổ chức, nhà quản lý thường xuyên làm việc với 3 loại thông tin cơ ban: thông tin kế hoạch, thông tin môi trường ; thông tin thực hiện
+ Thông tin là công cụ của nhà quản lý (là cơ sở của công tác kế hoạch hoa, là phương tiện chỉ đạo các hoạt động của tổ chức).
+ Thông tin là yếu tố bảo đảm cho người thực hiện hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao
=>> Tóm lại, vai trò của thông tin trong quản lý là ở chỗ nó làm tiền đề, làm cơ sở và là công cụ của quản lý tổ chức, quá trình quản lý là quá trình thu thập và xử lý thông tin.
- Yêu cầu đối với thông tin quản lý:
+ Tính chính xác : thông tin cần phản ánh khách quan,trung thực tình hình hoạt động của tổ chức.Tính chính xác nói lên mức độ xấp xỉ so với nguyên bản mà nó biểu hiện
+Tính kịp thời: đòi hỏi phải nhanh nhạy nắm bắt thông tin,đồng thời phải nhanh chóng gia công , điều chỉnh và truyền tải thông tin
+ Tính đầy đủ,tổng hợp : phải cung cấp cho chủ thể quản lý những thông tin cần và đủ để có thể ra quyết định quản lý có cơ sở khoa học và tác động hữu hiệu đến đối tượng quản lý
+ Tính cô đọng ,dễ hiểu: đòi hỏi tt phải được cô đọng bằng những lập luận súc tích dễ hiểu , có tính đơn ngữ làm tránh cách hiểu khác nhau về từ ngữ.Muốn vậy cần phải chính xác hóa nội dung các kn và thuật ngữ
+ Tính bảo vệ: tt đc coi là tài sản quý giá của mọi tổ chức vì vậy cần đc bảo vệ và chỉ những người có quyền hạn mới đc tiếp cận tránh lộ tt gây tổn hại cho đơn vị tổ chức
C10: KHÁI NIỆM VỀ QUYẾT ĐỊNH VÀ LÀM QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN LÝ
- Quyết định trong quản lý là hành vi sáng tạo của chủ thể để giải quyết một vấn đề đã chín muồi, trên cơ sở hiểu biết các quy luật khách quan và phân tích các thông tin về hiện trạng của hệ thống và môi trường.
- Làm quyết định là chọn phương án tốt nhất trong các phương án đưa ra nhằm giải quyết một vấn đề đã chín muồi.
C11: CÁC KIỂU LÀM QUYẾT ĐỊNH
- a) Do một cá nhân làm quyết định
Các nhà quản lý có nhiều kiểu làm quyết định khác nhau khi phải giải quyết vấn đề của tổ chức:
- Người tìm kiếm vấn đề: Tích cực tìm kiếm vấn đề, lường trước các tình xuống có thể xảy ra để giải quyết vấn để.
Người né tránh vấn đề: Bỏ qua thông tin chỉ ra vấn đề. Là những người thụ động và không muốn đương đầu với vấn đề.
- Người giải quyết vấn đề: Cố gắng ra quyết định để giải quyết vấn đề khi chúng xảy ra.
Một vấn đề nữa về kiểu làm quyết định là tính cách của người ra quyết
Định. Dựa trên 2 yếu tố: đường lối suy nghĩ và sự chấp nhận tính lộn xộn của cá nhân. Khi tổ hợp 2 yếu tố này ta có 4 kiểu làm quyết định :
+ Kiểu chủ động:
Người làm quyết định kiểu chủ động có độ chấp nhận lộn xộn thấp và rất thuần lý trong đường lối suy nghĩ. Họ có hiệu năng và rất logic. Họ là người làm quyết định nhanh và tập trung vào ngắn hạn. Họ thường làm quyết định với lượng thông tin tối thiểu và thẩm định ít phương án.
+ Kiểu phân tích:
Người làm quyết định kiểu phân tích có độ chấp nhận lộn xộn cao hơn kiểu chủ động. Họ cần thông tin nhiều hơn. Là người được mô tả là người làm quyết định can thân, có khả năng thích ứng hoặc đương đầu với các tỉnh hưởng độc đáo
+ Kiểu tác phong
Người làm quyết định theo kiểu tác phong làm việc rất tốt với người khác. Họ quan tâm đến sự thành đạt của cấp dưới và chấp nhận để xuất củ người khác. Họ thường dùng cuộc họp để truyền đạt, họ né tránh mâu thuẫn.
+ Kiểu quan niệm
Người làm quyết định theo kiểu quan niệm có xu hướng nhìn rộng và xem xét nhiều phương án khác nhau. Họ tập trung vào dài hạn và giỏi về tìm các giải pháp sáng tạo khi giải quyết vấn đề.
b, Làm quyết định theo nhóm
- Thuận lợi khi làm quyết định theo nhóm:
+ Cung cấp nhiều thông tin hoàn chỉnh hơn:
Một nhóm người thưởng mang lại tính đa dạng về kinh nghiệm và nhân quan cho quá trình làm quyết định mà một cá nhân không thể có.
+ Sản sinh nhiều phương án:
Bởi nhóm có thông tin đa dạng hơn. họ có thể nhận ra được nhiều phương án hơn một cá nhân. Điều này cũng dùng khi các thành viên của nhóm có các chuyên môn khác nhau
+ Làm tăng sự chấp nhận một giải pháp:
Nhiều quyết định thất bại vì sự lựa chọn cuối cùng không được nhiềungười ủng hộ. Nếu những người bị ảnh hưởng bởi một vài giải pháp và chính họ sẽ giúp thực hiện giải pháp này lại là người tham dự vao qua trình làm quyết định thì họ sẽ dễ chấp nhận giải pháp này hơn và khuyến khích những người khác chấp nhận
+ Làm tăng sự chính danh:
Quy trình làm quyết định phù hợp với các nguyên tắc dân chủ, vì thế các quyết định theo nhóm được xem là có tính chính danh cao hơn các quyết dinh do môi cá nhân làm.
- Nhược làm quyết định theo nhóm:
+ Mất thời gian Phải mất thời gian tập hợp theo nhóm. Nhóm thường mất thời gian để thảo luận đi đến thống nhất.
+ Sự khống chế của thiểu số
Các thành viên của một nhóm thường không bình đẳng tuyệt đối, họ khác nhau về cấp bậc, kinh nghiệm, kiến thức, khác nhau về kỹ năng thuyết phuc. Điều này tạo cơ hội cho một hoặc một số thành viên sử dụng ưu thế đã không chỉ toàn bộ nhóm. Một thiểu số khống chế thường có ảnh hưởng lớn đến quyết định sau cùng
+ Áp lực quy phục:
Các áp lực xã hội bắt phải quy phục nhóm có thể dẫn đến hiện tượng gọi là sự suy nghĩ của nhóm. Đây là một hình thái quy phục mà trong đó các thành viên phải nén lại các quan điểm khác biệt, thiểu số để tỏ ra thuận tỉnh. Sự suy nghĩ của nhóm quyết định đường lối suy tương của nhóm và dẫn làm giam chất lượng của quyết định sau cùng,
+ Trách nhiệm lộn xộn
Các thành viên của nhóm chia sẻ tránh nhiệm. Trách nhiệm của từng thành viên không thể phân định rõ ràng
C12: QUY TRÌNH LÀM QUYẾT ĐỊNH VÀ THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH
- Nhận dạng vấn đề
Ý thức được sự sai biệt => Vấn đề ( một nhiệm vụ ) <= Áp lực phải hành động
Quy trình làm quyết định bắt đầu bằng sự phát triển 1 vấn đề trong tổ chức cần được giải quyết bằng 1 quyết định. Xuất phát từ sự sai biệt giữa thành tích hiện tại và mong muốn chủ quan của nhà quản lý. Vấn đề cấn giải quyết tạo ra áp lực cho nhà qli buộc người đó phải hành động ngay
- Chọn tiêu chuẩn để đánh giá các phương án và xác định trọng số của chúng
a, Chọn tiêu chuẩn
Một khi nhà quản lý đã nhận ra vấn đề cần giải quyết, người đó cũng phải nhận dạng được các tiêu chuẩn để đánh giá, lựa chọn quyet dinh. Tiểu chuẩn đánh giá theo hướng có thể được thể hiện bằng số lượng và chất lượng, phan anh cơ bản kết quả dự tính sẽ đạt được. Tiêu chuẩn phải cụ thể dễ hiểu, đơn giản, không trùng lặp
- b) Phân bố trọng số cho các tiêu chuẩn
Những tiêu chuẩn được chọn ở trên không quan trọng như nhau, nên chúng ta phải có tỉ trọng khác nhau để đạt được những ưu tiên phù hợp khi chọn phương án. Về mặt phương pháp có nhiều phương pháp khác nhau:
+ phân bổ theo thang điểm
+ sử dụng phương pháp ma trận vuông hoặc ma trận chéo hoặc pp tính toán trọng số AHP
C, thu thâp thông tin
- Nếu vấn đề chưa rõ thì cần thu thập thông tin làm rõ,nếu rõ rồi thì bỏ qua bước này.
D, chính thức đề ra nhiệm vụ
E, phân tích đánh giá lựa chọn phương án tốt nhất
F, thực hiện quyết định
G, kiểm tra việc thực hiện
Người ra quyết định cẩn và có trách nhiệm kiểm tra việc thực hiện quyết định. Đồng thời việc kiểm tra có các tác dụng sau:
- Kiểm tra sẽ tác động tốt tới hành vi con người, nâng cao trách nhiệm,động viên họ thực hiện nhiệm vụ
- Thúc đẩy sự thực hiện có trình tự.
- Kịp thời điều chỉnh nhiệm vụ.
Việc kiểm tra sẽ tạo mối liên hệ ngược nhằm điều chỉnh kịp thời các vấn đề dạng xuất hiện...
H , Điều chỉnh quyết định
+ Khi kiểm tra việc thực hiện quyết định, nếu phát hiện một trong các nguyên nhân sau, thì phải điều chỉnh quyết định:
- Tổ chức thực hiện không tốt việc thực hiện quyết định; - Có những nguyên nhân khách quan biến động mạnh:
- Có sai lầm nghiêm trọng trong quyết định
+ phương pháp : tăng lên hoặc giảm đi tùy thuộc kết quả thực hiện hoặc biến động môi trường
I,tổng kết việc thực hiện quyết định
Bạn có tìm hiểu thêm
'
